По итогам 2013 года уфимский Проектный институт ОАО «АК Востокнефтезаводмонтаж»  признал успешным применение системы ЛОЦМАН:ОРД для управления организационно-распорядительной и договорной документацией. Система проработала год в режиме промышленной эксплуатации, объединив 35 рабочих мест во всех подразделениях института. Работы по внедрению ЛОЦМАН:ОРД были выполнены специалистами компании АСКОН-Уфа, платинового партнера АСКОН.

Переход на электронный организационно-распорядительный документооборот потребовался для устранения потерь времени и рисков утраты документов, связанных с работой по «бумажной» технологии. Автоматизация была нацелена прежде всего на повышение скорости обработки информации — за счет снижения временных затрат на доставку, тиражирование, поиск  необходимых документов и внесение в них изменений.

В качестве программной основы будущей системы документооборота Проектный институт «АК ВНЗМ» выбрал решение АСКОН — ЛОЦМАН:ОРД, а непосредственное исполнение замысла поручил компании АСКОН-Уфа.

Работы по проекту стартовали в августе 2012 года и включили в себя анализ бизнес-процессов,  разработку предложений по их оптимизации, настройку системы ЛОЦМАН:ОРД, обучение пользователей. Через пять месяцев система была введена в промышленную эксплуатацию.

Андрей Кудрявцев
Директор Проектного
института ОАО «АК ВНЗМ»

Резюмируя итоги первого года полноценной работы в ЛОЦМАН:ОРД, директор Проектного института ОАО «АК ВНЗМ» Кудрявцев Андрей Борисович отмечает: «В настоящий момент в Проектном институте автоматизирована работа с большинством документов. Повысился уровень исполнительской дисциплины и прозрачности работы с документами, ускорился процесс их согласования. Сейчас в любой момент есть возможность контроля состояния документов. Комплексный подход к автоматизации инженерного и организационного документооборота позволил нам выйти на новый качественный уровень выполнения проектных работ».

С внедрением ЛОЦМАН:ОРД у сотрудников института отпала необходимость физического передвижения по подразделениям для согласования бумажных документов. Все рецензенты получили возможность работать с одним и тем же документом одновременно на своих рабочих местах. Заведующая канцелярией Теляшева Лена Гарифовна комментирует: «Сейчас документы доходят до получателей в режиме онлайн сразу после вынесения резолюции, а электронный архив обеспечивает надежное хранение и оперативное предоставление документов пользователям в соответствии с их правами доступа».

Внедрению системы организационно-распорядительного документооборота предшествовала  автоматизация управления проектными работами и создание электронного архива проектно-сметной документации на основе системы ЛОЦМАН:ПГС, реализованные также в содружестве с АСКОН-Уфа.