В 2015 году в системе для управления проектной организацией Pilot-ICE появились новые инструменты, которые позволят пользователям отслеживать весь цикл разработки проекта — от задания до утверждения. Для того, чтобы освоить новые фигуры пилотажа, нужно всего лишь запустить процесс автообновления и принять участие в профильном вебинаре.
По замыслу разработчиков, возможности системы Pilot-ICE расширяются ежемесячно, и доступ к новинкам у пользователей появляется сразу же после их выхода. В феврале АСКОН представляет инструменты для управления исполнительской дисциплиной через выдачу заданий и контроль их исполнения. При их разработке учитывался опыт Модуля заданий систем ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД. Однако в новом продукте данный функционал имеет ряд преимуществ.
Работа любого подразделения проектной организации связана с выдачей заданий (поручений) исполнителям и предоставлением необходимых исходных данных для их выполнения. Традиционно для решения этих задач применяется электронная почта, которая тем не менее не позволяет эффективно управлять процессом.
Если вы отправили электронное письмо исполнителю с каким-то поручением, то дальнейшая судьба задания остается для вас полной загадкой. Переслали ли письмо кому-нибудь для исполнения? Может быть, его поместили в папку «не срочно»? Как вообще узнать, ведется ли по нему работа, ведь даже в вашем собственном почтовом клиенте поручение уже утонуло в папке «Отправленные»? Должно же быть наоборот: чем ближе срок исполнения, тем выше задание или поручение в списке.
Инструментарий заданий Pilot-ICE включает в себя указание срока выполнения, вложение исходных данных из числа файлов диска Pilot-Storage или документов фиксированной разметки (XPS, PDF, JPEG), ведение переписки по заданию, контроль его выполнения. При этом механизм работы с заданиями отслеживает все этапы работы в виде статусов — выдано, в работе, на проверке или выполнено. Это позволяет снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций при изменении сроков или исходных данных, т.к. отображается история редактирования задания.
Самые распространенные сегодня способы согласования документации — через электронную почту, индивидуально с участниками проекта, в ходе совещаний с руководством. Любой из них отнимает драгоценное время и не позволяет собирать и удобно хранить информацию по каждому документу.
С помощью Pilot-ICE процедуру согласования можно упросить и ускорить, сделать ее более управляемой и прозрачной с помощью задания на согласование. Функционал дает возможность организовать параллельную проверку и подписание документа, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно полезно для руководителей (например, ГИПов), которые теперь могут приcтупить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и внесли свои замечания.
При выдаче задания на согласование автоматически создается запрос на электронную подпись с разделением ролей участников процесса. У документа появляется индикатор прогресса согласования. Цвет индикатора символизирует личное участие пользователя в процессе согласования документа — например, что документ ожидает его подписи или уже им подписан. Электронное согласование ускорит процесс прохождения документа по инстанциям, а электронная подпись защитит документ от внесения изменений.
Другой важной новинкой при работе с документами стало автоматическое сравнение между собой как версий одного, так и разных документов. Этот инструмент поможет отследить произошедшие изменения и проверить, все ли выданные замечания были учтены. Все различия в тексте и графике выбранных файлов выделяются красным цветом.
Добавить документ к сравнению можно в любой момент, а для более удобного сопоставления доступна функция переноса документа на другой экран (монитор), т.к. система поддерживает многомониторный режим работы. Команда «Сравнить с предыдущей версией» за один клик покажет отличия двух версий.
Глобальным новшеством Pilot-ICE можно назвать появление Pilot-XPS — собственной программы для просмотра XPS-документов, которая имеет больше возможностей для работы с документами в формате XPS по сравнению со встроенным просмотрщиком ОС Windows. В ней поддерживается просмотр внесенных в документ замечаний, информации об электронной подписи, которые были ранее добавлены пользователем системы Pilot-ICE. Использование Pilot-XPS позволит проектной организации вести документооборот с контрагентами (подрядчиками, заказчиками, а в будущем — и с экспертизой проектной документации) «на одном языке» — использование Pilot-XPS для всех сторон остается совершенно бесплатным, при этом нет необходимости обеспечивать всех участников системой Pilot-ICE.
«В перспективе в Pilot-XPS появятся такие уникальные функции, как внесение замечаний и электронная подпись документов, текстовый поиск в документе, — отмечает маркетинг-менеджер строительного направления АСКОН Ольга Гришко. — Мы надеемся, что наличие таких доступных, гибких и дружественных пользователям программных средств поможет проектным организациям быстрее перейти от привычного бумажного документооборота к более активному использованию электронного».
Pilot-XPS доступен для использования всем желающим в Центре загрузок Pilot-ICE.
Подробнее познакомиться с новыми возможностями Pilot-ICE пользователи могут 27 февраля на вебинаре «Новинки Pilot-ICE. От задания на разработку до утверждения заказчиком».
Принять участие в вебинаре